Skrevet av: Håvard Karlsen.
Karlsen har en master i arbeids- og organisasjonspsykologi, og jobber for tiden med diverse forskning- og undervisningsprosjekter.

Det har alltid vært noe med effektivitetssystemer som har fascinert meg. De kommer med så bastante og fantastiske lovnader at man ikke kan unngå å bli mistenksom. Hadde det vært så enkelt å bli mer produktiv hadde vel alle allerede vært det? Samtidig er det en forlokkende tanke at bare noen få steg kan få en til bli et mer produktivt menneske. Fra psykologien veit vi jo at det er steg man kan ta for å påvirke arbeidskapasiteten og den slags. David Allen lover meg tre ting fra omslaget på Få ting gjort! (eng. Getting Things Done, forkortet GTD): 1) Bli effektiv uten stress; 2) overvinn angst, forvirring og følelsen av overveldende arbeidspress og 3) føl deg vel med det du ikke gjør. Jeg bestemte meg for å teste ut påstandene hans iløpet av juleferien*.

For å oppsummer hovedtanken bak GTD: poenget er å sette opp et system for å organisere alt du gjør i livet. Du tenker på alt som krever mer enn én handling å gjennomføre som et prosjekt, og lagrer ting relatert til prosjektet i mapper (digitale eller fysiske). Mappene inngår i systemet. Siden nesten alt mitt arbeid er digitalt, bestemte jeg meg for å bruke notatverktøyet Evernote i prosessen. Alt som jeg må gjøre noe med, skrives i et notat som havner i en notatbok som heter innboks. Herfra bestemmer jeg hva som må gjøres med tingen, og den havner videre i en av flere notatbøker/mapper: ting jeg må fikse nå, ting jeg kan fikse en eller annen gang, ting andre må fikse, eller ting som har blitt fiksa (disse notatbøkene har så klart fjongere navn i GTD-metodologien, men kall en spade for en spade osv.). I Evernote bruker jeg også merkelapper (tags for de engelske kidsa) aktivt for å holde orden, noe som er overraskende mer effektivt enn å bruke notatbøker som mapper.

Hvis du er av typen som lett mister oversikt over alt du må gjøre, vil du antakeligvis miste munn og mæle når du innser hvor genial notatboka ting jeg må fikse nå er. Alternativt har du allerede noe liknende og snøfter hovmodig når du tenker på disse lavkapasitetsmenneskene. Jeg må innrømme at jeg sjøl faller mer i kategori to. Men kanskje er du også som meg, at sjøl om du har et noenlunde lignende system, blir ting på et eller annet mystisk vis ikke gjort? Til tross for at det var klart og tydelig oppført i mappa «få dette gjort», finnes det en brukerfeil et sted mellom at ting blir skrevet ned og at de blir utført? Og dette har vel vært mitt hovedmål, å finne noe som gjør at alle oppgavene mine blir løst godt, i god tid. Flere ganger har jeg tydd til kjerringrådet «ta deg sammen,» men det er ikke en bærekraftig metode. Var GTD erstatninga? Nei. Til syvende og sist må du «ta deg sammen» og bare gjøre det som du har satt opp at du må gjøre. Men GTD kan derimot bidra med å gjøre bunken med framtidige oppgaver mindre fryktinngytende, mer håndgripelig og perseptuelt mer overkommelig.

På baksida av den femten år gamle utgaven jeg lånte fra Universitetsbiblioteket hevdes det at «[David] Allens metoder har revolusjonert livene til titusener av mennesker på alle nivåer i arbeidslivet.» Og akkurat dette utsagnet stusser jeg ved.

For det første er det ingenting revolusjonerende med GTD. I beste fall er det et smart og anvendelig system som kan hjelpe folk å strukturere seg. I verste fall er det en håndfull lifehacks vannet ut til å bli en 300 sider lang bok. Et eksempel er tominuttersregelen: alt som tar mindre enn to minutter å gjennomføre gjøres straks uten å gå gjennom GTD-systemet. Dette vil åpenbart føre til at du får gjort mer, simpelthen fordi du lar være å utsette ting. Dette er kanskje det nyttigste tipset i hele boka, hvilket er ironisk siden det går ut på at man gir blaffen i hele systemet. Allen siterer forøvrig like mange vitenskapelige kilder for sine metoder som Donald Trump gjør. (Det må nevnes at Universitetsbiblioteket ikke kunne forære meg annet enn 2001-utgaven av boka, kanskje han i nyere utgaver har oppdaga vitenskapen.)

For det andre henvender Allen seg klart og tydelig til én spesiell type menneske. Dette kommer tydelig fram hver gang han eksemplifiserer hvordan en «tilfeldig» person kan ta i bruk systemet. Denne tilfeldige personen er en 40-årig mellomleder, med ektefelle, to barn, hund, hytte, svært hus, større ambisjoner, velutviklet sosialt liv, og dyr hobby. Siden jeg bare har samboer og eksistensiell angst er det mulig det forklarer noe av bitterheten i min tilnærming til boka. Jeg kan vanskelig unngå å føle meg enda mer mindreverdig enn vanlig når Allen gjør meg oppmerksom på alle de sosioøkonomiske måla jeg ikke har nådd.

Jeg nevnte bokas tre lovnader:

  • Bli effektiv uten stress.
  • Overvinn angst, forvirring og følelsen av overveldende arbeidspress.
  • Føl deg vel med det du ikke gjør.

De presenteres hendig som bokser man kan krysse av, og jeg kan uten problem krysse av på to av dem (første og siste). Samtidig føler jeg sterkt trangen til å legge til en fjerde lovnad:

  • Opplev økt ennui dersom du ikke er en A4-kvinne/mann.

Avslutningsvis er jeg redd mange (inkludert meg sjøl) stoler for mye på at det å lese ei bok skal revolusjonere livet ditt. Til syvende og sist er det en sjøl som må stå for motivasjonen. Så da bør man kanskje heller lese en bok om motivasjon hvis man sliter med det, istedenfor en bok om effektivitetssystemer? Og uansett bør man velge ei bok skrevet av, om ikke av en forsker, i hvert personer som bruker vitenskapelige kilder. I den kategorien kan jeg anbefale prof. Richard Wisemans 59 seconds: Think a little, change a lot (2009).

* Det sier kanskje noe at jeg begynte på denne artikkelen i januar og ikke blei ferdig før i mars. I over en måned lå artikkelen og koste seg i mappa «ting jeg må fikse nå», hvilket indikerer at jeg har forberdringspotensial når det kommer til gjennomføring av GTD.